文秘篇（潇洒白领）

——文档管理

4)文档管理表的使用

　　有了这个文档管理表，除了可以直接在里面打开所要编辑的文档外，还可以对文档进行统计、排序、筛选。这是制作好的文档管理表。

　　下面我们看一看如何给文件排序：单击“日期”单元格，选择“数据”菜单中的“排序”命令，弹出对话框，让我们选择排序方式，单击“确定”按钮，文档就按完成的日期按递增方式排序了。

　　然后我们再看一看如何筛选出李亚珊所完成的文档。将光标定位在第一行，单击“数据”菜单中的“筛选”项，选择“自动筛选”命令。单击“编写”标题旁的下拉列表箭头，选择“李亚珊”。看，所有满足条件的记录都被筛选出来了。

　　再次单击“数据”菜单中的“筛选”项，选择“自动筛选”命令，就可以退出筛选状态。

举一反三：

　　OFFICE的文档保存在计算机硬盘中，日积月累的文档增加到一定数量时，查找文档就会很不方便。通过上面两种方法，我们可以很方便、很明了地管理文档。OUTLOOK的日记功能主要用于跟踪文档的修改、编辑时间；而第二种方法，与数据库类似，适用于数量较多的常规文档的管理，但要注意及时更新文档的信息和添加新文档信息。为了在公司中统一文档的管理，每一名员工都应在网络中工作，并将制作的OFFICE文档置于共享的文件夹中。

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