文秘篇（潇洒白领）

——工作日记

3)日记的查询和管理

　　日记天天记，时间长了，就需要对日记进行查询和管理，否则日记就成了一个废纸堆，Outlook的日记文件夹可以很好地管理和查询日记。我们单击“日记”文件夹，默认情况下，日记文件夹视图方式是“按类型”视图，在这种视图方式下日记条目根据他们的不同“类型”被分到了不同的组里。

　　这是日记条目组打开后的情况，在垂直方向上，日记条目一条一条地列了出来，在水平方向上各日记条目没有完全对齐，在日记项目列表的上方有一个时间标尺，日记项目图标在水平方向上的位置就表示该日记条目发生的时间，显然，越靠右面的日记条目发生越晚。

　　单击“高级”工具栏上的“当前视图”按钮，选择“条目列表”，所有日记文件就按条目列出来了。单击“当前视图”按钮，选择“最近七天”，就只列出最近七天的日记文件。如果想删除某条日记，就选中它，单击“常用”工具栏上的“删除”按钮。如果要将日记列表打印出来，就单击“常用”工具栏上的“打印”按钮。

☆4)设置事务的提醒

　　在OUTLOOK左侧面板中单击“日历”图标，进入日历环境，选择工具栏上的“天”按钮，日历就按天显示在窗口中，缺省状态下显示的是编辑当天的日期。如果明天有个约会，可以设置一下。先在日历上选择下一天，然后双击某一时间，弹出“约会”对话框。在这里，可以输入约会的主题、地点、起止时间等。

　　如果想要在事务发生前给自己一个提醒，就选中“提醒”复选框，并选择提前多长时间提醒。设置完毕后，单击“保存并关闭”按钮，完成事务的提醒设置。

　　当到了提醒时间后，屏幕上就会自动出现提醒框，您可以根据需要对此事进行安排。

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