在Outlook中单击“文件”菜单，选择“导入和导出”命令，进入“导入和导出向导”对话框，在“执行的操作”列表里面单击“导出到一个文件”选项，单击“下一步”，选择“Microsoft Excel”选项，单击“下一步”，在“文件夹列表”中选择“联系人”文件夹，单击“下一步”，在另存为文本框中输入导出文件的路径文件名“C:\My Documents\联系人.xls”，单击“下一步”，单击“完成”按钮，这时Outlook就把联系人信息导出到Excel文件里了。这就是在Excel中打开“联系人.xls”文件的情况。

　　现在我们打开Word，单击“工具”菜单，选择“邮件合并”选项，进入“邮件合并帮助器”窗口。邮件合并帮助器可以协助我们从“联系人.xls”文件中取得联系人的信息，并将他们插入到Word信函、标签或信封文档中。要进行合并，首先要建立一个主文档，用来定义合并Outlook联系人导出信息的方式。我们现在定义一个信封主文档，单击“邮件合并帮助器”的主文档部分的“创建”按钮，选择“信封”命令，单击“活动窗口”按钮，这样Word的当前文档就成为邮件合并的主文档了。单击“获取数据”按钮，在这里可以选取“使用通讯簿”来直接使用Outlook中的通讯簿，在这里我们选择“打开数据源”命令，在文件类型下拉列表中选择“Ms Excel工作簿”选项，在C盘的My Document文件夹中选择“联系人.xls”文件。单击“打开”按钮，在单元格区域列表中选择“联系人”，单击“确定”按钮，选择“设置主文档”按钮，这时就弹出了“信封选项”对话框，在设置好信封配置之后，单击“确定”按钮，在信封地址对话框中单击“插入合并域”按钮，选择“商务地址邮编”，用同样的方法将收信人的其他部分也选择好，我们也可以直接在“信封地址示例”文本框中编辑，编辑完成后单击“确定”按钮，回到邮件合并帮助器对话框，单击“关闭”按钮。

　　您看，主文档就变成了一个信封了。

　　这样主文档就定义了在Word文档的哪一个部分使用联系人的哪个字段。在主文档里联系人字段是以Word域的形式插入的。为了打印特定联系人的信封，我们需要指定具体使用哪些联系人的信息。现在我们就创建所有“张”姓联系人的信封，单击Word窗口工具栏的“合并选项”按钮，进入“合并”对话框，单击“查询选项”按钮，在“域”下拉列表中选择“姓氏”，“比较关系”下拉列表中选择“等于”，在“比较对象”文本框中输入收信人的姓氏，单击“确定”按钮，再单击“合并”按钮，在一个新的Word窗口里就显示出了一个将域换成实际联系人的信封。

举一反三：

　　使用同样的方法还可以创建联系人标签或套用信函，同时我们也可以在Outlook中直接将联系人的信息打印出来，制作联系人花名簿。总之，Outlook联系人文件夹不仅可以在Outlook中使用，通过导出操作它还可以转化为其他格式的文件，在Office的其他组件中使用。