文秘篇（潇洒白领）

——常见问题解答

4)表格打印不全怎么办？

　　如果您制作了一个比较复杂的表格，在打印表格时，表格或是残缺不全，或是里面被填充上了黑色，这时该怎么办？这主要是由于打印机内存不足引起的，同时对配置较低的机器，可能是资源不足。先要在“打印机”选项中，清除打印作业。

　　如果打印作业已传出给打印机，可以把打印机电源先关掉，过一会儿再打开。同时可以关闭WORD，再将WORD重新启动，再打印试试。如果问题还没解决，就重新启动计算机，然后打开此文档，进行打印。每次打印的页数不要太多。如果表格十分复杂，建议一页一页地打印。

☆5)如何写介绍信？

　　在工作往来中，秘书免不了要开个介绍信，写个证明什么的。下面我们看看怎样建立一个简单的介绍信。介绍信、证明等较正式的文档，标题可用黑体字，正文一般都是仿宋字。我们可以制作出标准的样式，需要填写的地方，如姓名、内容、日期等，要事先空着，或是加上下划线，并存为模板文件待用。将空白的介绍信打印出来后，在需要时将空白部分填好，并盖上公章。瞧，就是这个样子，一份介绍信就完成了。

☆6)如何制作信纸模板？

　　为了保持公司的良好形象，同时也方便职员的使用，可以自己制作信纸。我们可以在信纸上设置页眉和页脚，也可以将其保存为模板文件，供所有职员使用。这样大家既省时间又省精力，同时还可以统一对外文档的风格，真是一举多得。

　　在WORD中，单击“文件”菜单，选择“新建”命令，在“新建”对话框中的每一个选项卡中，我们都可以选择不同模板来创建文档，或是在已有模板的基础之上再创建新的模板。单击“常用”选项卡，单击“空白文档”图标，单击“模板”单选按钮，单击“确定”按钮，这样一个新的模板就创建好了。编辑模板和编辑普通文档没有多少区别，我们完全可以像编辑普通文档一样编辑模板。

　　作为一个公司的稿纸，页眉是必不可少的，我们单击“视图”菜单，单击“页眉和页脚”命令，这时工作区里文档的页眉区就激活了，我们可以在页眉里添加需要的内容，默认情况下，无论一篇文档有多少页，只要我们定义了一个页眉，在文档的所有页面上都会出现我们的页眉。页眉的编辑方法和我们编辑正文的方法一样，这是编辑后的页眉，我们在里面添加了文字和公司的图标。

　　单击“页眉和页脚”工具栏的“页眉页脚切换”按钮，切换到页脚编辑区，在这里我们可以对页脚进行编辑。

　　页脚里可以有一些公司的联系信息，我们输入它。这条线是用“绘图”工具栏上的“直线”命令画的一条直线。在“页眉和页脚”工具栏中还有一些特殊的域可以插入页脚，我们单击“插入自动图文集”按钮，选择“页码”选项，这时页脚里就添加了一个域，单击“常用”工具栏上的“居中”按钮，将页码显示居中。页码域可以根据具体的文档页码而自动调整显示，这样我们就不必手工为每一页添加页码了。在打印预览窗口中可以察看我们的模板。单击“文件”菜单，选择“保存”命令，在“保存”对话框中的文件名文本框中输入模板名“公司稿纸”，单击“保存”按钮，这样模板就自动拨保存到Word的模板文件夹里了。

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