一、办公业务系统
1、办公系统
办公系统在政府信息化建设中如同车，有了路（网络等硬件），没有车，实时信息和过程信息就无法获取。办公系统推进的深度和广度，决定着信息积累的能力和工作效率。在政府机关里，办公系统又是辆通用的车，是各类机关通用的应用系统，涉及工作人员多、使用频率高，是开展政府信息化建设的基础，在以前又称为办公自动化系统。办公自动化系统一般建立在内网的办公业务网上，主要包含以下几个部分：
（1）收文系统
收文系统解决收文所涉及的一系列操作（公文上报、登记、拟办、中转、转发、处室拟办、领导审核、承办单位办理、归档、相关单位查询等）电子化。减少重复劳动，提高办公效率。
（2）发文系统
从处室拟稿、领导审签到文字初审、文字复审、领导签发、文书印发等。对发文的整个流程进行跟踪，详细记录发文的当前状态、发文审核的过程和领导审签、签发意见。现在普遍采用痕迹保留技术，并将相关信息一直带到档案归档。
（3）文档一体化
根据档案管理办法的改革，同步推进文档一体化。文档一体化就是将文件办理的过程和档案管理有机地结合起来，解决文档管理面临的全面、及时、查找的问题。文档一体化的优势：第一，处理信息量大、准确、迅速。不仅收录各种文件、政策法规和制度，还收录动态的办公信息；信息及时、准确。文件在流转过程中就可以检索，文件资料归档迅速，而传统归档往往要滞后半年到一年，传输、处理都采用计算机网络，因此信息不仅及时，而且准确。第二，具备全文检索功能。无论数据库存有多少的海量信息，你都能在几秒内找到需要的全文信息，这在传统手工管理情况下是难以想象的。
图6.3 办公系统
（4）政务信息
政务信息编辑是机关基础工作之一。采用信息采编系统，充分发挥内网的作用，可以快捷收录全国各地（省、直辖市）的最新上报信息，包括全国各地的经济形势、市场动态、地方民情、突发事件等重要信息，对于本地的相关政策、法规和规定的制定具有参考价值。从上报信息的收集、采编到网上发布为电子刊物，这一系列工作全部为数字化操作，从而避免了数据的重复录入，提高了采编效率，节省了办公费用。
（5）会议管理
由于一般会议规模较大，会议资料在机关中相对分散，采用电子化手段解决十分必要。从确立会议议题库开始，会议组织和文件起草部门可以方便地查询相关资料、组织会议议题，确保议题尽快得到处理。会议安排、会议通知、会议纪要、会议议题归档等全程电子化保证了资料规范、完整。会议的签到系统、会议的电子显示系统能极大提高会议的效果。与办文、办事的办公自动化系统相连接，提供对会议通知单反馈信息实时跟踪，以及代表对会议通知单的反馈信息。这些宝贵的实时信息有助于管理者动态掌握会议安排情况。
（6）领导讲话管理
各级领导讲话是政府指导工作的重要手段，但讲话往往没有文件形成过程那么严格，就难免有随机性和分散性。采用计算机辅助管理，可以为领导提供公用和私有素材库，收集历年的国务院到各级政府的政府工作报告和领导讲话、文件等重要材料，方便领导讲话拟稿，讲话过程采用电子演示和录音识辨等系统，及时回收信息，提供归档，做到领导采用过的稿件及时存档，方便了稿件的查询。
（7）领导日程安排
领导日程安排是所有机关基本工作之一。计算机辅助安排领导活动日程表，并通过计算机网络供本单位内部人员进行查询，以便各部门安排各自的相应工作。
（8）督办查办
督办查办是政府机关实施管理监督、控制的手段。利用内网辅助进行政务督查和建议提案督查的登记、信息反馈、查询、统计工作；实现督办查办流程的实时监控，通过内网及时发送督办查办处理的有关交办单、答复等文件，及时反馈交办单位办理意见，供领导和有关工作人员查询、统计，提高督办查办的效率。
（9）公用信息系统
包括机关周围设立的电子显示屏、多媒体公众查询系统以及计算机网络上的电子公告牌、办公办事指南、社会公用信息、通讯名录、网上论坛等。
（10）电子邮件系统
国务院办公厅从1998年开始在全国政府系统内部开展建设第二代电子邮件系统（基于LOTUS NOTES平台）。浙江省是第四个与全国电子邮件系统连通的省份。电子邮件在整个办公自动化系统中的作用非常关键，它不仅是系统中各种流程衔接的纽带，同时Notes邮件系统也可以非常方便地促进工作人员之间信息的交流，也是许多办公系统的基础。
随着信息技术的不断发展，电子办公的手段越来越先进，如无线互联等技术的应用，将进一步提高机关工作效率。内网的应用将会采用互联网的多种技术模式，如数据中心（IDC），应用服务中心（ASP），电子证书（CA）等技术。
2、 业务系统
业务系统包括政府综合部门的业务处理系统和政府业务部门相对独立的专有的业务电子化系统，如工商行政管理局的企业登记系统、劳动和社会保障厅的社会养老保险系统、财政厅的会计核算中心处理系统等等。业务系统不同于通用的办公系统，使用人员是少数机关人员，系统的优劣可以直接用节约产生的经济效益来衡量。业务系统涉及社会各层面的大众，是政府管理和服务职能的集中体现。业务系统与办公系统又是紧密相关的，对于使用业务系统的机关人员来说，二者是统一的系统，对各级领导来说，是透过办公系统查看业务系统的信息窗口，业务系统是许多决策系统的基础，目前，二者又统一在内网上。业务系统种类繁多，例如：
（1）卫生厅的医疗卫生信息管理系统
医疗卫生单位内部信息管理系统，覆盖卫生防疫部门、医院、医学科研和教育等部门，由统计与管理信息系统、公共卫生信息系统、医院信息系统、医学科研与教育信息系统等组成，实现办公自动化、决策科学化、信息网络化和服务社会化，提高管理水平和工作效率。
（2）劳动和社会保障厅的社会养老保险系统
社会养老保险系统是指涵盖养老保险、工伤保险、生育保险、医疗保险、劳动就业等内容的综合性社会保障信息网络体系，实施社会保障一卡通工程，基本做到人均一卡，实现对人员、基金的实时管理和控制，及时反映全省社会保障工作的运行状况，为政府制定政策和规划提供依据。
（3）环保局的环境保护信息系统
建设全省资源环境综合数据库以及面向各类社会用户服务的资源环境信息系统，在国家信息交换标准规范指导下，实现主要资源环境数据和数据库的空间集成，将资源环境信息的应用提高到空间分析为主的新水平，建立全省灾难预警系统和应急指挥系统，实现震情、水情、汛情、旱情、环境污染监测与统计数据采集、处理、加工、传输的计算机化和网络化，相关部门实现网络互联，资源共享。
（4）粮食局的战备粮管理系统
将各粮库的实时储备情况进行宏观监测，辅助粮食调拨，并对粮库的环境进行远程管理。
（5）公安厅的公共安全管理系统
公安综合信息应用工程的建设，重点抓好全省人口数据库、违法犯罪数据库、交通管理信息系统、出入境管理信息系统等的建设，实现全省范围内跨地区、跨部门信息检索查询、业务监督管理、服务、数据统计分析。
二、电子化辅助政府决策
从管理学角度看，决策贯串管理的全过程。"管理就是决策"，政府是国家实现社会管理的主体，正确的决策在管理过程中起决定作用。政府信息化对决策科学化起积极作用，这是因为决策包括发现待决策的问题、确定决策目标、收集资料和可行性方案、方案评估和优选、决策方案的执行和检查等过程，政府信息化使决策过程部分网络化、电子化。网络是收集资料的快捷手段，各种复杂的计算机模拟系统可以将方案量化分析，电子指挥系统提高决策执行的效率，计算机帮助人脑进行快速计算和处理资料。计算机模拟可以对不同方案进行定性定量比较，然后选择，提高决策的科学性，减少决策失误。计算机辅助政府决策包括依托大型电子数据库的预测分析（国民经济综合决策支持系统）、地理信息系统为基础的指挥调度系统（如政府值班应急指挥系统、防灾减灾信息服务系统）、视频会议系统（依托办公业务资源网为各级政府、各部门的领导同志提供桌面式电视会议、可视电话以及其他语音图像信息服务）等等。
1、 电子数据库的建设
应用是车，网络与数据如同路与货的关系，数据库在决策中起决定性作用。有专家估计政府部门占社会有效信息80%以上，但是无论那个部门都无法独自保证数据的完整性、及时性。如防汛信息库涉及水利、农业、气象等部门，医保涉及劳动、卫生等部门，因此要使数据库发挥作用，首先是统一标准，其次是共同建设，第三是有效的共享和维护机制。信息是否丰富，能否在政府中流动起来是建设电子化政府成败的关键。有信息，但不能共享，那么它就是"死"的信息，就不能得到充分的利用，发挥不了信息的有效价值；没有信息，共享则无从谈起，资料电子化的建设也就失去了原有的意义。因此，各级政府及政府工作部门一定要充分认识到建设电子政府中的每一级节点，也就是联网的每一个单位都应该成为电子政府中的信源和信宿。每一个单位，每个工作人员既是信息的共享者，也是信息的输送者。只有这样，才能保证电子化政府的有效运转。
政府各工作部门的信息大致可以分为两大类，一类是公开信息 ，即直接向社会公开，为公众服务的信息。如政府的普发文件、各项规定及通告等。另外，还包括政府可直接面向社会公众开展的政府业务信息，如教育、卫生、医疗、保险、纳税、就业、招标、招商、投诉、企业注册登记、政府采购、政府电子信箱等等。所有这些都可以通过政府的外网来实现。也就是说政府外网的建设为实现政府的服务职能提供了基本的手段和途径。另一类是内部信息，包括涉密信息。这类信息主要是直接为政府各级领导、各部门及政府工作人员服务，以提高政府机关的工作效率和工作质量。如内部电子邮件系统、内部信息发布系统、CA身份认证系统、涉密信息发布系统、电子公文交换系统、各单位各部门办公自动化系统、电视电话会议系统等等，所有这些都可以通过政府的内网来实现。也就是说政府内网的建设为政府及各职能部门实现宏观管理和调控职能提供了基本的手段和途径。当然，对于涉密信息必须通过对信道及信息内容进行加解密才能在内网上进行传递、发布和查阅。
2、信息决策服务系统
如《综合经济信息分析决策系统》运用该软件一部分功能，浙江省每月向领导提供《浙江综合经济信息》，同时建立主要指标数据库，作长期预测分析使用。
3、地理信息应用系统
通过建立大比例的地理基础地形数据库，建立地理专题要素数据库，建立经济、文化等综合信息库和依赖于专题应用的专题数据库，为领导决策提供重要手段。如国务院办公厅牵头开发的三峡三维模拟地理信息系统，在三峡工程认证过程中发挥过重要作用，浙江省防汛指挥部提供的以地理信息系统为基础的防汛信息系统，通过内网为分管领导桌面提供及时图象和信息，在历年汛期均发挥了很好的作用。
4、多媒体应用
现阶段比较实用的是多媒体视频点播系统和电视电话会议系统，视频点播系统能辅助领导方便快捷获取多媒体信息。办文、办会、办事是政府机关主要工作方式，电子会议系统能快速传达决策信息、提高效率，节省与会人员的时间，与电子会议系统同步建设的多功能电子会议室，能有效改善领导的决策环境。
三、电子政务
所谓电子政务，或称政府上网，也就是政府职能上网，在网上设立一个虚拟的政府，在互联网上实现政府的职能工作。这里讲的电子政务就是外网上的应用，严格意义上讲电子政务还应该包括前面讲的内网应用，通常指的电子政务或政府上网就是在外网环境下的应用。
1、开展电子政务的意义
政府作为国家行政机构，承担着大量的公众事务的管理和服务职能，更应及时上网，以适应未来信息化社会对政府的需求。通过互联网，政府可以让大众迅速了解政府，增加办事执法的透明度，并自觉接受公众的监督。凡是在网下可以实现的政府职能，在网上基本都可以实现（一些特殊情况除外）。政府上网以后，可以在网上向所有公众公开政府部门的名称、职能、机构组成、办事章程、各项文件、资料、档案等。同时，政府也可以在网上与民众进行信息交流，听取人们的意见与心声，从而使政府更好地为公众服务，在网上建立起政府与公众之间相互交流的桥梁，为公众与政府部门打交道提供方便，并从网上行使对政府的民主监督权利。公众也可从网上完成如交税、项目报批等与政府有关的各项事务。
政府上网意味着扩大老百姓的民主权利，意味着政府的运作机制和效率要适应信息化社会的要求。网络社会的百姓已经不是翻山越岭走两天还到不了县政府的山民，而政府机构和官员也必须时刻准备着为老百姓服务，因为老百姓随时可以进入政府网络门户，咨询、办事、讨说法。老百姓的知情权已经细化到了各主管部门，人们对政府的询问、质询、建设、举报、批评将会借助数字化的便利和力量爆炸性地增长。管理国家和百姓，为各社会团体、企业和百姓办事，要有章有法，有程序有规则，更重要的是还要有效率。政府上网为百姓带来许多益处，借助网络的便利，老百姓不必为办一件小事跑断了腿，网上细解法律法规，领工商执照的程序、办卫生许可证的手续，随时上网查询。同样，政府工商部门可为申请开办公司的营业范围提供指导性信息，如哪一类产品已经过剩，哪一类技术能保护环境，属于政府鼓励，能得到税收上的优惠政策等。政府上网使政府的运作成本降低，效率却提高了，投资环境也得到改善，提高我国在世界范围内的竞争力。
电子政务的实质，就是要全心全"e"为人民服务。电子政务可以做到管理范围加大，并且任务加大后，可以不需要追加过多管理费用，这也就是政务边际成本递减的办法。从更根本的意义上说，电子政务是在现代化的新形势下对"为人民服务"的新理解。传统政务的弊端，一是容易疏远政府与群众的关系；二是容易使中间环节发生腐败和"肠阻梗"。电子政务在今天，还只是政府上网，还只是政府建立网站，把一些可以公开的信息资源开发出来。就好比企业上网只是建网站，登信息一样。正如电子商务最终的归宿，是生产者更直接贴近消费者，为消费者服务；电子政务最终的归宿，将是政府对群众的要求进行更快捷的反应，更直接地为人民服务。政府上网工程的全面激活将直接推动和影响中央和地方政府信息工作，各省市政府机构上网的积极性普遍高涨。
2、中国政府上网现状
政府上网是指各级政府部门利用互联网等技术，通过在互联网上建立自己的政府站点，从而在互联网上实现政府在政治、经济、社会生活等诸多领域部分管理和服务的职能。政府上网的内容主要包括：
l 政府职能上网：即将政府本身及其各部门的职能、职责、组织机构、办事程序、规章制度等在网上发布。
l 信息上网：即在网上公布政府部门各项活动，把外网作为政务公开的一个渠道。
l 网上办公：建立一个文件资料电子化中心，将各种证明和文件电子化，同时，改革审批制度，提高办事效率。
l 网上政府采购：从财政角度看，网上采购减少了采购成本，降低了商品价格。从廉政角度看，采用"电子商务"交易，商品价格透明、产品直销和排除人为因素，有利于避免违纪、违法行为。从节约角度看，可以采取调配、拍卖等措施，减少用户单位的库存积压，有效地防止物品浪费。换句话说，其好处主要体现在：第一、党政机关单位用户可以买到物美价廉的商品，并得到可靠的售后服务保障。由于集中采购，采用计算机网上订购的方式，便于计算机统计和预测，可以在一定的时间段内，使得采购量相对集中，并采取大宗采购的做法，通过公开招标选择商品供应商或生产厂商，享受最大的价格优惠。第二、党政机关单位用户可以得到周到、快捷的物资供应服务。促使商品供应单位，将各类商品信息（包括品种，型号、质量标准和价格等）组织起来上网，供有关单位和部门查询，选择自己最满意的产品，并在较短的时间内完成购物手续，同时实行"一条龙"采购服务保障体系，从订货、送货、设备安装到售后服务，都为用户妥善安排。第三、通过调济党政机关单位用户库存余缺，促进物资的有效使用。在采用"电子商务"交易的同时，进行库存动态管理，物资供应职能单位可以及时掌握各党政机关单位用户的库存余缺情况，协商调济，有效地使用物资；如仍有剩余，还可以帮助其推销到市场上或拍卖，减少库存积压，避免物资浪费。第四、过程更为合理，围绕"规范、科学、及时"的方针规范采购程序，严格采购过程的订购、审批、供货等程序，客观、公正地搞好发标、招标、定标等招商工作，注重商品供应的信誉和售后服务的保障。
自1999年1月22日由中国电信联合国家经贸委信息中心等48家部委(办、局)信息主管部门共同倡议发起"政府上网工程"以来，在全国响应很大，新的优秀站点层出不穷，如广州市政府站点、海南省政府站点、南宁采购网站点、河北采购中心站点、昆明世博会站点等等都做得很出色，此外，厦门、海口等市还出现了网上报税和发票查询等新的应用项目，他们都取得了很好的社会反响。到今年1月17日已有4615个政府(gov)网站面向社会提供服务。可以预见，随着政府上网这项工程全面展开，不仅有利于政府部门办公费用的减少，更重要的是，还能够提高政府工作的效率和透明度，促进政府部门与社会各界之间的沟通，使政府网站成为便民服务窗口，将对电子商务在中国的普及和应用起到重要的示范作用。
3、政府上网存在的问题
（1）网上政府形象不够完整
我国政府上网工程启动后，己有不少部门相继上网，版式不同，各有千秋，但是形象不够完整，即没有将一个地区、一个部门、一级政府的整体形象呈现在社会公众面前，与一个物理的政府有较大距离。造成这种情况的原因是多方面的，外因方面，是初步尝试，没经验。因行政部门信息技术人才相对缺乏，所以大部分网站是依托于信息企业或技术部门承作，其优势是平台建设快，劣势是这些单位对政府系统的数据源无行政驾驭能力，成为无源之水，"花架子"工程。从内因上讲，是主办单位对政府上网在立意和构思上有局限性。真正意义上的网上政府，应该是一级政府的所有职能部门，通过网络技术，有序链接在统一平台之上，将可公开的政务，如机构设置、职责、办事程序、政策规定、政府文告等事项，全部发送到网上，并公布电子信箱，实现信息直达。这项任务组织协调工作十分艰巨，应当有强有力的组织保证。
（2）数据实时更新不够
政府部门是一个具有权威性、严肃性的机构，以互联网为依托的网上政府，拆除了传统、人为的沟通障碍，实现了政府与公众的直接交流和互动，提高了工作效率，强化了行政职能。但所有这一切必须要有一个前提，那就是网上提供的数据必须是动态的，更确切地讲，应该是实时的，与物理政府具有同步效应。这就要求各信息源单位及时更新和维护所提供的数据，此事很容易在建设中被忽视，造成网上政府的长期"定格"，有违于上网的初衷。
（3）安全保密重视不够
国际互联网是一个广域开放系统，在统一网络协议下畅通无阻，对网民十分方便，同时对政府系统来讲，也将带来网站的安全和内部信息的泄密问题。因为泄密渠道是无形的，十分容易被人们忽视，可一旦出现问题后果不堪设想。因为互联网从1985年至今，己从发源地美国发展到180多个国家和地区，每年还在以10-20%的速度递增。与此同时，"黑客"对网络入侵的频率也同样高得令入瞠目结舌。1995年，仅美国国防部网络系统，被入侵的次数就高达25万次，而我国政府网站也是黑客攻击的重点之一。政府网站政治性强，影响面大，更应小心从事。防范措施从技术上讲，必须加装防火墙，而且最好是用我国自行开发的产品。从管理上讲，要有专人监控，发现问题及时处理，平时要采用技术手段，缩短网页自动刷新的周期。上网后的安全与保密工作，应立足于技术的先进性和可靠性，但不可唯技术论，过于看重技术而忽视人的因素是危险的。因为技术上再高超、规章制度定得再严密，但具体操作技术和执行规章制度的仍然是人，决定他们行为的仍然是思想认识，这是无论如何也绕不过去的。所以，要必须遵循以人为本的原则，加强经常性的宣传教育，提高人们在高科技环境下对信息保密概念和内涵的认识。如今年4月底，因中美撞机事件引发的中美"黑客"大战，暴露出我国的网站管理制度不够建全、管理员恢复时间过长等问题，而同样"被黑"的美国网站则能迅速恢复，并采取新的补救措施。