公文校对工作必须注意的问题

    一是发文字号的校对。发文字号包括机关代字、年份、发文序号。由于发文字号位居文件顶端，且字

号较小，往往在校对中被忽略而产生错误。机关代字、年份、发文序号三个要素中，年份最易出错而且最易

被阅文者发现，笔者就见过某单位的一篇公文，落款日期是一九九八年，而发文年份却写成[1978]。相比而

言，若是发文序号出现了错误，虽不太容易被阅文者发觉，但对文件的归档和查阅都会带来诸多不便。因

而，必须加以重视。

    二是数字的校对。公文中的数字有两类：一类是在公文中表示顺序的，多见于通知类文种和报告类文

种。经常以“一、”、“二、”、“三、”或“（一）、”、“（二）、”、“（三）、”，“1、”、

“2、”、“3、”、等形式出现。在校对中，很容易只注意文中内容，而没有太对序号加以重视，导致序号

错乱。对于是表示数量的数字，在各类统计报表的报告公文中常常用到，这类数字的校对，其一，要十分注

意数字的绝对准确；其二，遇到数字抬头时，应予以修改，使其处于一行。

    三是公文印发日期与制文日期的校对。一般来说，印发日期应在制发日期之后，制文日期应是领导签

发日期或会议通过日期。约定俗成的写法是印发日期用阿拉伯数字如“1998年12月29日印发”，制文日期应

用汉字如“一九九八年十二月二十九日”。因此，校对时，一要十分注意日期本身的准确性及书写的正确

性、规范性，并且“年”“月”“日”必不可少；二要看领导签发日期或会议通过日期是否一致；三要看落

款日期（即制文日期）和印发日期先后是否一致。

    四是人名、地名 、机关机构名称、特殊名称等专有名称或名词的校对。人名、地名 、机关机构

名称、特殊名称等专有名称或名词在一般的公文中是经常被用到的。如单位、部门领导的姓名和“党的十一

届三中全会”、“党的十五大”、“江泽民总书记”、“邓小平理论伟大旗帜”、“社会主义精神文明建

设”等。由于这类名词或名称的专有性和特殊性，所以不允许出现丝毫差错。一旦出现错误，就会严重破坏

公文的权威性、严肃性。因此，对于这类特殊名词或者名称应给予特殊的“敏感”和重视。

    五是个别重要字词句的校对。有些字词句是“差之毫厘，谬之千里”的。有一篇公文原本是写“坚定

不移地执行党的路线、方针、政策”。但由于校对疏忽，却写成“坚定不够地执行党的路线、方针、政

策”。一字之差，意思却截然相反。还有，把“务必”写成“勿必”、“倍受亲睐”写成“备受亲睐”、

“切忌”写成“切记”的，不胜枚举。因而，对于这类不起眼的“小”问题，千万不可小觑，一定要慎之又

慎。