为了规范促进会各项会议的流程与管理，特别是提高会长办公会议和理事会议的议事、决策效率与效果，特制定本管理制度。
第一条 会议分类、任务及组织
01、在促进会层面召开的正式会议，分为会员大会、理事会及会长办公会三种类别，主要任务是对促进会的战略方向、发展计划、重大活动、重点项目等进行讨论与决策；正副会长、秘书长也可以根据需要提议召集小范围的主题沟通会，就某一特定主题进行沟通、讨论和协商。
02、本会会议按照“重要、紧急、必须”三原则组织召集，非属“重要、紧急、必须”的会议要避免召开。
03、本会会员大会依照本会章程规定组织召开。本会理事会每年度召开两次，会议的时间、召集方式、出席人员、会议程序、会议形式、议决事项及其执行等，依照本制度附件《理事会议事规程》贯彻执行。
04、会长办公会议原则上每年召开4次，也可视情况随时召集，并依据本制度附件《会长办公会议议事规程》贯彻执行。
第二条 会议准备与会务管理
01、上述会议均由秘书处至少提前15天进行相关的准备，准备工作由分管秘书处的常务副会长和秘书长牵头负责落实。
02、秘书处在召开上述会议之前的准备、会议期间的会务管理及会议结束后的工作要点包括：
A、 会议主题、任务的确认与细化；
B、 会议时间、地点、形式、出席人员的确认与安排；
C、 会议预备通知、正式通知的发布；
D、 相关议题的文件、资料撰写及修订；
E、 会务用品的购置及会场布置；
F、 会议文件、资料、物品、茶点的分发与配备、服务；
G、 会议摄影、会议记录及其整理；
H、 会议的宣传、报道（网站、报纸）；
I、 会议决议及相关文件的公布与存档；
J、 会务费用的预算。
第三条 会议纪律和责任
01、理事会、会长办公会议等重要会议，与会人员必须按时出席，确实因故不能参加的，必须提前3天向会长请假，2次无故缺席的视为自动辞职；确认出席但迟到的，必须接受处罚。
02、对于参加理事会、会长办公会议的迟到人员，10分钟以内的罚款300元，超过10分钟的罚款600元。所有罚款均归秘书处收入所有，用于秘书处的日常开支，秘书处对罚款的收支进行专门台帐。
03、缺席人员对会议形成的决议必须无条件执行，如有异议可提交议案，等下次会长办公会议提出。迟到人员对迟到期间已经审议通过的会议决议在本次会议期间不得再提异议。
第四条 附则
本制度附件《理事会议事规程》、《会长办公会议议事规程》两个规程，为本制度的组成部分。
第五条 本办法由促进会秘书处负责解释。
第六条 本制度自公布之日起执行，公布之日为 2005 年 11 月 12 日。