为更好地安排会议的召开日程，及时地发布会议通知，保证会议的顺利召开，有必要对会议进行统一管理，合理利用现有会议室资源。会议管理系统主要包括会议室情况、申请审批、会议通知、会议纪要、会议情况。
具体功能包括会议室情况、会议申请审批、会议通知、会议情况。
● 会议室情况 会议室管理员可以根据实际情况任意的增、改、删会议室，为会议室增、改、删设备，并可查历史更新记录；可以不定期的检查会议室设备的运转情况和某项设备的使用情况，查询会议室在某个时期的使用情况。系统采用了直观的日历格式视图，普通员工可以方便的察看会议室的预定和历史使用情况，以及会议室设备运行情况。
● 申请审批 会议申请人在线提出会议申请，经过各级审批后，由会议管理员在征求会议室管理员意见后决定会议是否召开，避免在会议室使用上发生冲突。
● 会议通知 会议管理员在线发布会议通知，并接收与会人员的反馈信息，记录每次会议的通知时间和次数，节约了人力、物力，提高了工作效率，保障了会议的出席。
● 会议情况 所有的用户都可以查询一定时期内的会议安排情况，以及自己所参加的会议召开情况；会议书记在线对会议召开情况进行记录，便于及时地传达会议精神，提高了会议的效率。另外，会议管理员也可以将某个会议的召开情况共享给其他没有参加的人员。