第一节 有效的商务文件
一、 书面交流
（一） 书面用语在商务活动中的重要性及其影响
商务信函与商务电话的对比，商务信函的优势表现在以下方面：
（一）易于表述事实和意见； （二）适合传达困难的或复杂的信息；
（三）可以存档、回顾； （四）发送前可以审查、修改；
商务信函的劣势，具体表现在以下方面：
（一）耗费时间； （二）缺乏反馈，或反馈太慢； （三）缺少个性；
（四）缺少非语言交流； （五）交流结果可能是单向的，或无效的。
（二） 在写商务文件之前计划、调查、收集和处理资料的重要性
准备一封商务信件，请回答以下问题：
一、在写信之前，必须回答以下方面：
1．信件的主题是什么？ 2．您为什么写这封信？ 3．信的读者是谁？ 4．读者对信的主题已经了解了多少？还需要知道什么？
二、信写完毕之后，你的信必须达到以下方面的要求。
1．清楚 2．按逻辑顺序排列； 3．语法正确； 4．没有行话和俚语； 5．语言简单明了；6．惹人喜爱，有礼貌、有意；7．准确；8．完整；9．迅捷
（三） 了解和采用对企业适用的标准公文格式和标识
书面交流的优势？
（1）适合事实和意见。 （2）适合困难的或复杂的信息，可以进行回顾。
（3）如果需要进行书面形式存档时，书面交流更加有效。
（4）既可以写，也可以口述。 （5）在发送之前，可以进行仔细的计划和考虑。 （6）在发送前，可以剔除错误。
书面交流的缺点表现在哪些方面？
（1）更耗时（2）反馈信息不存在或者太慢（3）缺少有助于理解的非语言暗示。 （4）有些人不会或不愿意看信。 （5）你永远不知道你的信是否被读过。 （6）缺少热情和个性。
口头交流的优点
（1）更适合表达感觉和感情。 （2）更加个人化个性化。 （3）可以有更多的反应和交流。 （4）可以有更大的影响力。 （5）一般来说成本较低。 （6）可以根据反馈和非语言的暗示进行改正或调整。
口头交流的劣势？
（1）在说话时进行思考比较困难。 （2）话一出口就不可能更改。
（3）有些人看起来是在听，其实是充耳不闻，对大群的听众效果更难以判断。
关于传真的优缺点
（1）节省时间，特别是在与国外客户联系时，写信可能需要好几天，这时传真就显得极为迅速。 （2）节省费用。尤其是与写信相比，传真的费用较低。 （3）可以采用比信函更随便的方式。 （4）能使对方更快地做出反应。
注意传真也不能完全代替商务信函，由于法律上的原因以及与公众联系的特殊情况，信函仍然是交流过程中十分必要的。
关于书面交流的主要方法和用途？
第一种，报告，报告被用来正式陈述事实性的信息，通常针对特定的读者。
第二种，办公室通告，这种方法适用于组织内部的低成本的大众传播。
第三种，备忘录，备忘录适用于与大量读者间的低成本的内部交流。
第四种，表格，表格被用于有条理的传递信息，尤其是需要阐述或提供对比时。 第五种，预备好的表格，这种表格用于传递格式相同的例行公事的信息，在组织内或组织外均可使用。
第六种，公务信件，这种方法用于与外单位传递信息。
第七种，办公室实事通讯，这种方法适合组织内的大众传播。
第八种，指导，指导用于提供有关明确步骤的信息。
组织与更广泛的外部对象交流也要用到很多方法，以下是几种主要的交流方式：
第一种，通讯社消息，这种办法用来传递信息给出版社，电台或电视台。
第二种，邮寄广告，属于组织外的大众传播方法，通常是针对客户的。
第三种，广告，广告也属于大众传播方法，通常是针对组织外的某一个具体的市场。