7.3 如何审阅文件？

　　对秘书所完成的文档，可以直接在应用程序中进行修改。比如下面这篇介绍信，我们可以在WORD中进行审阅修改。

　　在要进行审阅的文档中，在工具栏上单击鼠标右键，选择“审阅”，窗口中就出现了“审阅”工具栏。单击“审阅”工具栏中的“修订”按钮，进入文档修订状态。这时对文档的修改都会被记录下来，比如键入新的文字，它将被加上下划线以标明是添加的文字，

　　如果删除了一些文字，这些文字也不会在文档中消失，而是被设置成中划线以标明是一个建议的删除。

　　文档被修订后，修订的文字显示为不同的颜色，当光标停在上面时，会显示出修订者的姓名和修订时间等内容。

　　您还可以在文档中插入批注，以便在不修改原文的情况下加入自己的意见和建议。 将光标定位在要插入批注的地方，单击“审阅”工具栏上的“插入批注”按钮，文字就会被突出显示，后面紧跟括在括号中的您的姓名和一个数字。方格中的批注会在文档窗口的底部。您可以在底部的窗口中输入不同的想法和建议，然后单击“关闭”按钮。

　　如果文档建立者要阅读这些批注，就将鼠标指针移到突出显示的文字上，在文字上就会自动显示出批注的内容和加入批注者的姓名。如果要阅读下一条批注，就单击“审阅”工具栏中的“下一批注”按钮，光标就会自动跳到下一条批注处。
　　如果想删除阅读过的批注，就单击突出显示文字中的任意位置，然后单击“审阅”工具栏中的“删除批注”按钮 ，批注就被删掉了。

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